Vivemos tempos em que está cada vez mais difícil manter um nível de produtividade. Tudo é muito rápido, são muitas distrações, muita informação e o tempo parece cada vez mais curto. A boa notícia é que a produtividade não é algo que você precisa necessariamente sair e comprar. Embora exista um ecossistema completo de aplicativos que podem ajudá-lo a canalizar suas energias de maneira construtiva, muitas vezes, a chave para melhorar a sua produtividade é construir hábitos melhores.
Aqui estão três maneiras de reforçar sua própria capacidade de ser focado e produtivo, através de autodisciplina e planejamento.
Planeje seu dia de acordo com os seus níveis de energia
Em uma pesquisa realizada pela The Alternative Board em 2018, a grande maioria das pessoas questionadas (81%) disseram que se sentem mais produtivos durante as manhãs. Mas porquê? Dan Ariely, professor de psicologia e economia comportamental da Duke University, argumenta que as primeiras duas horas do dia têm um imenso potencial de produtividade. No entanto, o que a maioria de nós faz com esse tempo?
Checamos nosso e-mail, atualizamos nossas contas de redes sociais ou nos sentamos na frente do computador para trabalhar. Estamos estruturando essas horas com sabedoria?
Pesquisas sobre ritmos circadianos mostram que as primeiras horas da manhã e o período próximo às 18:00h tendem a ser as horas em que temos maior energia natural. O ponto mais baixo do dia em termos de habilidades cognitivas é às 15:00h (e nem mesmo aquelas duas xícaras de café pós-almoço adiantam muito).
Tire um tempo para analisar o seu fluxo de energia (as manhãs podem não ser necessariamente seu período de maior disposição, isso depende de cada pessoa), depois anote na sua agenda. Você está organizando as atividades diárias de uma maneira inteligente? Ou você está definindo prazos para o final do dia, quando seu cérebro nem está mais no trabalho? Mude isso urgentemente. Mova suas tarefas importantes para seus pontos de maior energia e tarefas menos intensivas para a parte de menor energia. E quando você estiver lidando com outras pessoas saiba que elas podem não ser igual a você.
Um artigo na Harvard Business Review argumenta que “os gerentes devem ver além de seus próprios preconceitos se quisermos otimizar os horários para combinar as atividades mais importantes com os ciclos de energia natural dos funcionários”.
Reinvente as reuniões
Como Thomas Sowell disse uma vez: “As pessoas que gostam de reuniões não devem estar encarregadas de nada.” As reuniões, de fato, tiveram uma reputação polêmica nos negócios. A pesquisa realizada pela TAB mostra que, enquanto os donos de empresas gastam 20% de seu tempo em reuniões, apenas 4% acreditam que suas reuniões são 100% produtivas – há alguns sérios problemas de produtividade que estão à espreita desses números. Melhore suas reuniões, aprendendo com as dicas do colunista do New York Times, Adam Bryant, que passou anos entrevistando CEOs para sua coluna, Corner Office. Algumas dessas dicas são absolutamente fáceis de implementar:
1. Ter uma agenda 2. Iniciar na hora e terminar no horário 3. Terminar com um plano de ação.
Muito simples, certo? Sua equipe agradecerá.
Seja disciplinado com a tecnologia
O conselho final está relacionado ao nosso mundo digital. As ferramentas de negócios de hoje têm a capacidade de nos auxiliar na produção diária, mas também podem acabar nos fazendo sentir distraídos e desativados. A TAB relata que um em cada 10 empresários sente-se continuamente oprimido por suas responsabilidades. O que é interessante quando você aprofunda esses resultados é como o e-mail faz parte disso. A pesquisa da TAB mostra que os empresários informam que passam a maior parte do tempo no e-mail, mesmo que apenas nove por cento sintam que é um uso importante de seu tempo. “Um terço dos entrevistados concordou que a melhor estratégia para melhorar a produtividade seria agendar tempo finito para responder ao e-mail”.
Se você não tem uma política de e-mail para você, crie uma. Escolha algumas horas do dia para verificar e-mails e manter o planejamento. Somos mais eficientes quando separamos um tempo apenas para os emails. Além disso, quando nos sentamos com o propósito expresso de escrever e responder e-mails, temos nossa mente totalmente voltada para esta tarefa. Estamos mais focados, mais orientados, perdemos menos tempo transitando entre uma atividade e outra.
Para finalizar, a grande sacada sobre incorporar essas estratégias em nosso dia a dia é que, de repente, estaremos cheios de energia novamente. Estaremos trabalhando de acordo com nossos ritmos cíclicos naturais ao invés de contra eles, e assim podemos nos empenhar em fazer aquilo que realmente importa na nossa vida profissional e pessoal.